営業コンサルタントの竹本です！
今回ご紹介するのは、営業組織作りの基本となる、いろはの「い」である営業日報・週報です。どこの事業会社でも営業の活動を管理するツールとして、どのように呼んでいるかは、別にして日報を営業担当に記入させているかと思います。たとえ、営業担当者が一人でも営業日報を付けることを義務付けているのではないでしょうか。
営業日報の目的
ところで、なぜ営業担当に日報を書くことと義務付けているのでしょうか？考えたことはありますか？
① どの会社でもやっているから
② さぼらせないため
③ 給料を払うため
④ 営業は外に出かけてしまった後、誰とあって、何をしているのかわからないので、報告させるため
⑤ チームあるいは経営者と情報を共有するため 等
あらためて問われると、なかなか答えられないと思います。正解は…、全部です。正解は一つではありません。どれも正解ですが、その会社のおかれている状況によって、どの視点を重視する営業日報のフォーマットを作成するのは、よく考えて作成します。したがって、状況によって、記述する項目は変化しても構いません。
②、③の目的が主な営業日報であれば、出勤日、稼働時間が重要ですし、週報の提出が遅れないようにすることが大切です。営業担当が複数いてチームセリングを行っているなら⑤を中心として④の情報も重要です。自社にあった項目を考えることが重要です。
営業日報の運用ルール
目的が明確になったら、次に重要なのが、営業日報の運用ルールです。営業日報に何を書くかと同じぐらい大切なことが、この運用ルールです。ひょっとしたら、内容よりもっと重要かもしれません。なぜなら人は、さぼるものだからです。営業担当者がさぼりがちなのは当たり前ですが、この日報をチェックするマネージャーあるいは経営者もついつい、毎回毎回チェックすることを、忙しさにかまけておろそかにしてはいないでしょうか。営業日報がなかなか続かないとか、形骸化しているという責任は、提出する営業担当者の責任というより、日報をチェックする上司の責任が大きい、と経験では感じます。
営業日報に何を書くか
もちろん大切なことは、営業日報に書く内容です。しかし、目的のところでお話したように会社のおかれている状況によって記述する内容の優先順位は変わりますので、ここで「こう書くべき」というお話はできません。しかし、どの企業でも当てはまることは、営業日報は、リーダーとメンバーの大切なコミュニケーションツールということです。従って書かれてある内容が何であれ、経営者や営業チームリーダーは、必ずそのことについてフィードバックをするということが重要になります。たとえ今時点では、回答できない課題でも、そのことについて話をすることです。そうするフィードバックの積み重ねが営業の活性化に役立ちます。ぜひ営業日報を形骸させることなく、有効な営業管理ツールとして活用してください。
最後に、よく聞かれることですが、「社長一人の会社で営業日報に意味がありますか？」と云うことですが。「あります」と私は答えることとにしています。なぜなら何度も言うように営業日報のフォーマットや記述する内容は、その会社が、現時点でもっとも重要と考えていることを表しているからです。つまりその会社の日々の課題が書かれているのです。社長一人だからこそ、後で見返した時、その記録の重要性が良くわかるのではないでしょうか。
