【第4回】「プロジェクトマネジメントのススメ」
フォレストファームの森です。こんにちは。
これまで3回にわたりIT導入を成功させる秘訣として、IT導入プロジェクトの大まかな流れや、ITベンダーに見積りや提案をもらえるように、RFP（Request for Proposal）の作成要領などをお話してきました。今回は、IT導入にまつわるプロジェクトのマネジメントについてお話をします。
＜IT導入のためのプロジェクトとは＞
会計や人事、販売管理や在庫管理、HPなど様々なシステムを自社に導入する場合、目的・期限・予算などの条件が決められており、導入を推進する部門（一般的にはシステム部門）がプロジェクトを立ち上げ、運営していくのが一般的です。
プロジェクトとの定義ですが、「プロジェクトは目的を達成するための計画、業務のこと」であり、必ず「期限」があります。
「〇〇年〇〇月までに、〇〇を目的とした、〇〇システムを導入し、運用を開始する」といったプロジェクト目標を設定します。
＜プロジェクトマネージャーの役割＞
プロジェクトマネージャーとは、プロジェクトの目的を明確にし、計画を立て、それを管理する仕事を行う人のことです。システムを導入する企業の主幹部署の責任者がその役割を担うことが多いはずです。プロジェクトマネージャーの仕事や役割を詳しく見ますと、
１）プロジェクト目的を明確にする
どの様なプロジェクトであっても必ず「目的」があり、目指すべきゴールとなります。この目的が曖昧若しくは不透明な場合、プロジェクトチームの行動に大きな影響を与えますので、プロジェクトマネージャーはまずは、このプロジェクトの目的を十分に理解することが大切です。
２）プロジェクトの計画を立てる
プロジェクトの計画とは、プロジェクトを進めるために必要な決め事です。プロジェクトは複数のメンバーで仕事を勧めます。時には数十人といった大人数で仕事をすることも珍しくありません。多人数で仕事を進めるには、方針や仕事のルール、スケジュールなどを予め決めて、周知します。
３）プロジェクトを管理する
立てた計画に基づき、プロジェクトを運営してきますが、必ずしもすべてが順調に進むわけではありません。つねに、プロジェクトマネージャーは、リスク管理を行い、進捗状況が計画と乖離が出てきたら、計画そのものを修正するのか、計画に通りに戻るような手立てを打つのか、絶えずPDCAを意識してプロジェクトの進捗状況を管理します。
＜プロジェクトマネジメント ツールの活用＞
「プロジェクト管理ツール」は、タスク管理や工程管理などが基本的な機能となります。もっともポピュラーなのは、「ガントチャート」でしょう。
仕事（タスク）を大項目→中項目→小項目と分解しながら、やることリスト（ToDoリスト）を作成していきます。その仕事のリスト項目ごとに、開始日・終了日・担当者を割り当てていきます。あとは、進捗を見ながら、計画と結果を記載することで、プロジェクトの進捗状況が見える化できます。
ガントチャートを作成するツールはExcelを使うことが一般的ですが、最近ではクラウド型のプロジェクト管理ツールなど、便利な専用ツールが比較的安価に提供されていますので、そのような専用ツールを検討してみるもの良いでしょう。
次回は、「導入したシステムを定着させる」についてお話をしていきます。次回もよろしくお願いします。
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