IT導入プロジェクト成功の秘訣(第3回)~ツールやベンダーの選び方~



【第3回】「ツールやベンダーの選び方」

フォレストファームの森です。こんにちは。前回は、自社で解決したい課題やシステムについてITベンダー各社から提案や見積をもらうために、とても重要なドキュメントである、RFP(Request for Proposal(提案依頼書))について説明しました。

今回は、

<業務に必要な機能をリスト化する>

これまで説明の内容を実践して頂いていれば、皆さんの手元には、現状の業務の状況やフロー(流れ)、システム化したい業務の問題点や改善したい業務の内容のリストがあるはずですね。


<業務要件リスト(人事・勤怠関連業務の例)>

自社の業務要件を満たしているソフトウェアを探したい訳ですが、世の中には、たくさんのソフトウェアが販売されています。その中から、どのようにして探せば良いのかが、企業にとっては、悩みの種です。どうやって探せば良いの?と質問も多いところです。

経験があると、「Aベンダーと、Bシステムなら、人事・勤怠関連の業務ソフトを扱っていて、価格もお手頃だな」と大体アタリが付くのですが、初めてトライする業務だと、そのアタリもありませんので、いわゆる口コミを期待して周りの人に聞いてみるか、検索サイトを駆使してアタリを付けていくことになります。


<ITベンダーにコンタクトする>

ITベンダー各社のHPなどから、大体はカタログやデモが見れる場合がほとんどですので、カタログやデモをダウンロードして、導入したい業務機能がカバーされているかの“アタリ”を付けていきます。最低2,3社は探したいところです。

ここまででも結構なボリュームの作業ですが、これから導入するシステムはしっかりと選びたいので、次は、実際に動きを確認したいと思います。

アタリを付けた、ソフトウェアを販売・導入しているベンダーさんにコンタクトをして、無料説明会等やソフトウェアのお試し版がないのかを確認します。


<簡単なFiT&Gapを行う>

デモやお試し版で実際の動きが確認できたら、簡単なFit&Gapを行います。Fit&Gap(適用分析・フィットアンドギャップ)とは、主にパッケージシステムを導入する際に、自社の業務とパッケージの機能がどの程度合っているのかを事前に調査することです。

本格的なFit&Gapは、導入するベンダーが決定してから行いますので、ここでは、あくまでもRFP(提案依頼書)を説明したいベンダーさんを選ぶためのものなので、簡易的に行います。デモやお試し版で、実際に画面を見ながら、業務要件リストに「〇(対応している)」「△(不十分だが対応している)」「×(対応していない)」で評価していきます。

探したソフトウェアで、そこそこ業務要件が満たせるならば、次のステップへ進み、しっかりとRFPを説明し、提案してもらいましょう。


次回は、「プロジェクトマネジメントのススメ」についてお話をしていきます。


では、次回もよろしくお願いします。