IT導入プロジェクト成功の秘訣(第2回)~RFPを作ろう~



【第2回】「RFPを作ろう」

フォレストファームの森です。こんにちは。前回では、IT導入プロジェクトの全体的な流れを説明しました。IT化企画フェーズ→システム構築フェーズ→システム稼働フェーズという大まかな流れで進むこと。そして、どのようなシステムを導入するのかを検討するIT化企画フェーズの重要性と大まかな進め方を説明しました。

今回は、システム化企画フェーズのアウトプットとして重要なRFP(Request for Proposal(提案依頼書))の内容やITベンダーの選定に関するポイントを見ていきましょう。


<IT化企画フェーズのおさらい>



前回でも説明しましたが、IT(システム)導入を行う際に、失敗しないためにもしっかりと検討を進めたいのがこの、IT化企画フェーズの作業です。現在、何が問題なのか?(課題なのか?)、どのような機能(仕事)をITで対応するのかといった、IT化対応する業務内容やシステム要件をまず、まとめます。次の作業では、その要件を満たしているソフトウェアを探すことになります。ITベンダー各社のHPなどから、カタログや公開資料やデモを見ながら、「〇〇社のパッケージソフトが弊社の業務にマッチするかな」と“アタリ”を付けていきます。最低2,3社は探したいところです。


<RFP(Request for Proposal(提案依頼書))とは?なぜ、作成するのか?>

2,3社のITベンダーに“アタリ”が付いたところで、その中から、ソフトウェアとITベンダーを選ぶ必要がありますが、導入するシステムが高価になればなるほど、失敗できませんし、これまでお付き合いのないITベンダーさんに大切なシステムを任せるのも、なかなか勇気がいりますね。

こちらの要望をしっかりとお伝えし、ITベンダーからはプロとして、当社にとって最も良いと思う方法やシステムを提案してもらい、その対応姿勢から、「このベンダーさんなら信頼がおけるな」と見極めたいものです。

そのために作成するのが、ITベンダーに配布する「RFP(Request for Proposal(提案依頼書))になります。


<RFP(Request for Proposal(提案依頼書))はどんな内容を記載する?>




RFPで記載したい内容は、目次に記載した項目です。多岐にわたり作成する労力も大きいですが、ITベンダー選定のためには大切な資料ですので、しっかりと内容を検討したいところです。

次に、作成したRFPを候補となったITベンダーさんに説明します。RFPを作成し説明する目的は、当社が計画している内容やスケジュール、費用感を説明して、ITベンダーから、適正なソフトウェアの選定や、カスタマイズの有無、開発体制と人員、スケジュール、費用などの提案を頂くことです。

また、その提案をプレゼンして説明を頂くことで、そのITベンダー企業の考え方や担当者の熱意や人柄を確認することも、ベンダー決定の際には、重要なファクターとなります。

そして、提案頂いた内容を、予め作成した評価シートの内容に基づいて、ITベンダーさんを評価し、最終的に1社のITベンダーさんを選定します。

評価項目としては、①要求した機能をどれだけ実現できるか、②その実現方法は標準機能で可能か?③スケジュールは当社の要求通りか? ③予算の範囲内か?といったポイントで評価します。


次回は、「ツールやベンダーの選び方」についてお話をしていきます。


では、次回もよろしくお願いします。