IT導入プロジェクト成功の秘訣(第1回)~IT導入プロジェクトの流れ~


【第1回】「IT導入プロジェクトの流れ」

フォレストファームの森です。こんにちは。

今回から新シリーズとして、ITを導入する際のプロジェクトの進め方について、お話をしていきます。社内にシステムを導入する場合、その規模に関わらず気を付けるべきポイントはほぼ同じです。これまで、多くのシステム導入に関わってきた経験からプロジェクト成功の秘訣について5回にかけて、お話していきたいと思っています。

シリーズの第1回目は、まずはIT導入のためのプロジェクトの進め方(手順)についてお話をします。


<IT導入プロジェクトは大きくは3つのフェーズで進む>


会社では、「業務を効率化したい」、「ECサイトを立ち上げてネット通販に進出したい」、「今流行りの、DXを導入したい」といった経営者から指示によって、様々なシステムの導入を検討する場面があるかと思います。指示を受けるのは、システム部門であったり、システム部門がない企業では、事務部門がその任を拝命するわけですが、「はて、どこから手を付けよう」と戸惑うことが多いのではないでしょうか。

システム導入(システム構築)の流れとしては、大まかには3つのフェーズからなります。

まずは、どのようなシステムを作るのか?といったことを検討する「IT化企画フェーズ」からスタートします。このフェーズでは、システム導入の目指す効果(成果)も考えます。次には、実際にシステムを導入する「システム構築フェーズ」です。ここでは、「IT化企画フェーズ」で決定したITベンダーと協同でシステムを自社に導入していきます。

そして最後は、導入したシステムを実際の業務で活用する「システム稼働フェーズ」です。従業員への教育やサポートを行いながら、当初目論んだ成果を獲得するための運用フェーズです。

大規模なシステムですと、「IT化企画フェーズ」から導入フェーズまで、数年掛かるといったことも多々ありますので、その全体を推進する部署のプロジェクトマネージャーの責任も重大です。


<プロジェクトの成功はIT企画フェーズが重要>



物事を成功させるには、何事も計画が重要とよく言いますが、システム導入では、それにあたるのが、「IT化企画フェーズ」です。

上図に、IT化企画フェーズの進め方と、各ステップで作成する成果物を表しました。

大まかには、①現状分析(問題点抽出)→②ITで解決する課題設定→③IT導入目標の設定→④導入システムの概要設計→⑤ITベンダー探しと決定、といった手順で進めていきます。

所謂、IT導入のための計画作りといった作業となります。ここで重要なのは、社内のコンセンサスや関係部署の協力を取り付けことです。複数の関係部署のメンバーに、プロジェクトに参加してもらい、現状の問題点や改善方法を一緒に考えてもらわないと、本当に使える(成果のでる)システムにはなりません。また、実際に使って運用・活用するのも、現場ですので、その現場のメンバーが「なぜ、IT化するのか」、「どのように活用するのか」を理解してもらわないと、後工程の「システム稼働フェーズ」で、強い抵抗にあって、上手くいかないプロジェクトになってしまうことにもなりかねません。

そのようなことを避けるには、企画段階から、現場部門のメンバーにもプロジェクトに参画してもらうことがとても、重要になってきますので、プロジェクトの参加メンバーを経営陣と一緒になって、考えるのも、プロジェクトマネージャーの重要な仕事の一つです。



次回は、「ITベンダーとの付き合い方(RFPを作ろう)」についてお話をしていきます。


では、次回もよろしくお願いします。