成長する中小企業のためのIT導入指南(第2回)

更新日:3月29日


フォレストファームの森です。こんにちは。

皆さんにお届けしている、「IT導入のポイント」シリーズの第2回のテーマは「業務の効率化を目的としたIT化の狙い」です。


<業務の効率化とは>

古くはOA(Office Automation)、最近ではRPA(Robotic Process Automation)などの言葉で語られることが多い分野ですが、人間(従業員)が手作業、手書きで行っている、定型作業や、繰り返し作業をIT化して、作業効率を上げましょう(従業員は楽になりましょう)という取組です。

コンピュターは人のように文句を言わず、ひたすらどんな単純作業でも面白くない作業でも、黙々と24時間働いてくれますので、受注処理、発注処理、経理処理、勤怠処理など、毎日・毎月発生する業務はシステムに任してしまい、人はもっと人間でしかできないファジィーで戦略的な業務に時間を割きたいですね。


<システム化を検討する前にまず、行うこと>

成功の秘訣は、「システム化を検討する前」に、担当者の手作業を分析して、①単純化⇒②単純化した作業を標準化⇒③繰り返しできるようにルール化する、ことがポイントです。

この作業をしないうちに、システム化を検討すると、例外処理が増えて、システムが複雑になり、結果として導入費用が高くついてしまいますし、扱いにくいシステムになってしまいます。


<業務の棚卸と見える化をしよう>

手作業の分析を行うにあたり、その方法を具体的にご説明します。

下表は「業務の見える化 改善シート」です。


問題がある作業や、効率化したい作業について、①何が問題なのか、②現状の作業の流れ、③改善後の作業の流れ、④改善の優先順位(効果が大きいものから優先度が高い)を書き出してみましょう。

ここでは、システム化することは意識せずに、あくまでも人で改善するとすればどうするかの視点でまとめればOKです。

費用対効果を考えて、効果の大きいものからシステム化を検討するのは、次のステップで対応します。

まずは、業務の見える化が改善の一歩なんですね。


次回の第3回では、「お金を生み出すことを目的としたIT化」について詳しく見ていきたいと思います。


では、次回もよろしくお願いします。